Configuración básica
Desde Archivo-Opciones accedemos a la configuración general del programa, siendo dos las pestañas para dicha
configuración; una para configurar los parámetros del programa y otra destinada a la configuración de las bases de
datos interna y externa.
General
Configuración del nombre con el que se distinguirá el PC dentro de la red de FINCOMI, siendo el mismo que el PC.
En modo multipuesto el programa funciona conjuntamente y sincronizadamente con otros terminales teniendo en común
un servidor de bases de datos.
En modo Terminal el programa se comporta como tal y en modo director el programa actuará como
sincronismo entre los distintos nodos de la red.
En este apartado se configura si el programa tiene una Web compatible con FINCOMI para la
administración de la misma.
En modo multiventana se configurará al programa para abrir múltiples ventanas del mismo tipo y en modo
univentana sólo se abrirá una sola ventana del mismo tipo, siendo llamada esta a primer plano en caso de
estar abierta y requerirse una nueva ventana del mismo tipo.
Dirección desde donde el programa administrará los documentos o documentos asociados a inmuebles,
facturas y presupuestos
.
Bases de datos
Nombre o dirección IP que debemos introducir para que el programa acceda a la base de datos donde todos los
terminales trabajaran de forma sincronizada.
Driver que se usará para acceder a la base de datos.
Nombre de la base de datos todos los terminales trabajaran de forma sincronizada.
Usuario que se utilizará para el acceso a la base de datos del apartado 3.
Contraseña que se utilizará para el acceso a la base de datos del apartado 3.
Nombre o dirección IP que debemos introducir para que el programa acceda a la base de datos donde todos los
terminales podrán publicar inmuebles en Internet.
Driver que se usará para acceder a la base de datos.
Nombre de la base de datos de Internet
Usuario que se utilizará para el acceso a la base de datos del apartado 8.
Contraseña que se utilizará para el acceso a la base de datos del apartado 8.
APRENDER A TRABAJAR CON FINCOMI
EMPRESA
Los datos de la empresa los cambiaremos en este menú; dentro de este apartado nos encontramos una ventana donde
podremos introducir todos los datos de la empresa para poder imprimir las cabeceras de los informes.
Si la empresa dispone de más de una sucursal podemos introducirlos en el apartado 'Sucursales', y pulsando el botón
derecho del ratón sobre el listado de las sucursales accedemos a un menú contextual en el cual podremos crear,
modificar o eliminar las distintas sucursales. Para eliminar una sucursal lo podemos hacer pulsando la tecla 'SUPR' o
mediante el menú contextual y si hacemos dobleclick sobre una sucursal la editariamos.
PERSONAL
Desde este menú accedemos a la gestión de todo el personal integrante de la empresa. Se nos presenta en forma de
listado, el cual podremos ordenar pulsando cualquier cabecera de la cuadrícula. Crear, modificar o eliminar cualquier
empleado, pulsaremos sobre la cuadricula con el botón derecho del ratón y accederemos al menú contextual.
Con el menú contextual podremos crear, modificar, eliminar y filtrar datos como sus clientes, sus inmuebles, sus tareas o
su agenda. También podremos editar un empleado si hacemos dobleclick sobre el y eliminarlo si pulsamos la tecla 'SUPR'
Al seleccionar un empleado, en la barra de herramientas se mostrará lo siguiente: el número de empleados existente en
la pantalla, los clientes a los cuales está asignado como comercial, los inmuebles a los cuales está asignado como
comercial captador y a los inmuebles que está asignado como comercial.
Cuando ejecutamos una búsqueda y queremos volver a un estado inicial, tan sólo hay que pulsar la tecla 'ESC' para
provocar un nuevo volcado de pantalla.
Desde esta aquí podremos crear y modificar empleados y las comisiones si procediese. Es muy importante asignar e
'Nivel' correctamente, ya que el empleado cuando acceda al programa el 'Nivel' se corresponde con los distintos grados
de permiso del programa (ver permisos). Si marcamos el cuado 'Mostrar agenda', el empleado tendrá derecho a formar
parte de la agenda, pudiendo gestionar citas inmobiliarias. En el apartado de las comisiones asignaremos la comisión de
la comisión total del inmueble que el empleado se llevará por la captación o la ejecución de un inmueble. El listado de
comisiones sobre las operaciones depende de las operaciones que estén dadas de alta previamente mediante el menU
'Archivo' 'Tipos de Operaciones'.
CLIENTES
En este menú se nos mostraran todos los clientes, pudiéndose ordenar por cada columna, de forma ascendente o
descendente pulsando alternativamente en las cabeceras de cada columna. También decir, que cuando se aplica uN
filtro, mediante el icono buscar, se aplicará a la pestaña activa y para retirar el filtro hay que pulsar la tecla ‘Ecs'
En la barra de estado colocada en la parte inferior de la ventana nos indicará: número de registros de clientes mostrados
en ventana, inmuebles del cliente activo, reformas del cliente activo y llamadas del cliente activo.
Al pulsar sobre la superficie de la ventana con el botón derecho accedemos al menú contextual, el cual nos permitirá crear un nuevo cliente, modificar el cliente activo o eliminarlo. Además nos permitirá, desde el menú mostrar, filtrar sus inmuebles, sus reformas y sus llamadas y desde reclamaciones podremos
crear una nueva reclamación.
El menú modificar dispone de un acceso rápido mediante doble clic sobre el cliente que se quiera editar de forma rápida.
Al pulsar sobre el menú nuevo o modificar se abrirá una ventana para introducir los datos del cliente.
IINMUEBLES
En esta ventana nos encontramos 5 pestañas donde se distribuirán los inmuebles según su estado actual. Podemos
ordenar los inmuebles de cada pestaña de forma ascendente o descendente, e individualmente al pulsar sobre cualquier
cabecera de la tabla.
También podemos crear filtrados o búsquedas al pulsar sobre el icono buscar y deshacerlas al pulsar el botón ‘Esc'. Las
búsquedas o filtrados se hacen de forma individual por cada pestaña, realizándose esta acción siempre sobre el listado
visible.
Al pulsar con el botón derecho del ratón accedemos al menú contextual, donde podremos crear un nuevo inmueble,
modificarlo y eliminarlos. Así mismo, podremos ver y filtrar su historial así como cambiar directamente su estado.
Cuando creamos o editamos un inmueble se nos presentará la siguiente ventana dividida en varios apartados que
debemos rellenar para registrar el máximo de datos del inmueble. En el apartado fotografías, si pulsamos el botón
derecho del ratón accedemos al menú contextual, donde podremos seleccionar una o varias fotografías para añadir o
eliminar. Así mismo, en los apartados para las distintas dependencias de los inmuebles se sigue la misma línea de
acción; botón derecho del ratón para acceder a las distintas funciones.
COMISIONES
En este apartado gestionaremos todas las comisiones generadas por la actividad de la inmobiliaria y crear o modificar
comisiones que no tengan relación alguna con un inmueble o si. Al dar de alta un inmueble uno de los parámetros es
el comercial captador, otro es el comercial asignado y la comisión que la inmobiliaria obtendrá por llevar a buen fin e
inmueble. Al pasar el inmueble a 'Vendido o Alquilado' se chequeará los comerciales captador y asignado para generar
de forma automática las comisiones.
Las comisiones al generarse pasan al estado 'Sin confirmar' para tras inspección de la persona encargada pasar a
cualquier otro estado. Cada vez que abrimos el apartado de comisiones se chequean todas las comisiones que están
en 'deuda' y si el mes de vencimiento es el actual, cambiaran al estado 'En vencimiento' de una forma automática y
desatendida.
Podremos crear distintos filtros al seleccionar el estado, el mes, el año o el comercial. En el listado de comerciales se nos
mostraran todos los comerciales y como raíz el nombre de la empresa, si pulsamos sobre el nombre de la empresa el filtro
aplicado será para todos los comerciales.
Al pulsar sobre el listado de comisiones con el botón derecho del ratón se nos mostrará el menú contextual y desde el
podremos crear, modificar, eliminar o cambiar el estado de una comision. Decir que, en la parte izquierda inferior se
nos mostrará la suma, media, máximo o mínimo del listado de comisiones visible en pantalla. Podremos cambiar la
operación a mostrar, si pulsamos con el botón derecho del ratón sobre la operación seleccionada actualmente.
Podemos ordenar los resultados de forma ascendente o descendente de forma alternativa al pulsar sobre cualquier
cabecera del listado de comisiones. Si hacemos una búsqueda y creamos un filtro, podemos suprimirlo al pulsar la tecla
'ESC'. También podemos suprimir una comisión pulsando la tecla 'SUPR' o editarlo haciendo dobleclick sobre la comisión.
TAREAS
Entendemos como tareas todo trabajo que se genere en la empresa y se quiera distribuir a posteriori a un o varios
empleados. Existen varias formas de distribución, la primera consistiría en abrir una ventana de tareas y otra de agendas.
Una vez tengamos las dos ventanas abiertas, no vamos al menú ‘ventana' y pulsamos ‘mosaico horizontal' o ‘mosaico
vertical' según preferencias individuales, de esta manera tendremos las dos ventanas a la vista y ocupando una parte
proporcional de la aplicación. El siguiente paso sería irnos a la ventana agendas y escoger el empleado al que se le
quiere distribuir la tarea, una vez seleccionado nos vamos a la ventana tareas y seleccionamos la tarea con el botón
izquierdo y sin soltarlo arrastramos la tarea hacia la ventana agendas, soltándolo en la parte donde se muestran las
citas del empleado seleccionado. Cuando una tarea es distribuida a un empleado, automáticamente la tarea pasará
a estado en proceso. Es totalmente licito volver a distribuir la tarea en el caso que la hagan varios empleados, para
ello simplemente tenemos que seleccionar la tarea desde la pestaña ‘Realizadas o en proceso'. Otra forma de distribuir
tareas sería desde la ventana llamadas al crear una nueva se nos da la posibilidad de crear una tarea y distribuirla en la
agenda.
También podemos crear filtrados o búsquedas al pulsar sobre el icono buscar y deshacerlas al pulsar el botón ‘ESC'.
Las búsquedas o filtrados se hacen de forma individual por cada pestaña, realizándose esta acción siempre sobre el
listado visible.
Al pulsar con el botón derecho del ratón accedemos al menú contextual, donde podremos crear una nueva tarea,
modificarla o eliminarla. Así mismo, podremos ver y filtrar su historial.
Cuando creamos o editamos un inmueble se nos presentará la siguiente ventana, en la cual crearemos o modificaremos
la tarea.
AGENDAS
Este apartado contiene las agendas de cada empleado de la empresa que tiene marcado ‘mostrar agenda' en la ficha.
La ventana agendas está dividida en 3 partes; en la parte superior del lateral izquierdo está el calendario, con el cual
nos podremos desplazar al día y mes que nos interese. Justo debajo del calendario se muestran los empleados, al pulsar
sobre cualquiera se creará un filtro para las citas del empleado seleccionado y la fecha seleccionada. Si pulsamos sobre
agenda, el filtro tan sólo será del día seleccionado. En la parte derecha del formulario tenemos el listado de citas, y es
aquí donde podremos crear, modificar o eliminar las citas. Si pulsamos doble clic sobre una cita accederemos mediante
acceso rápido a edición de la cita seleccionada. El menú contextual también nos da la posibilidad de escribir un informe
sobre una cita previamente introducida.
Al crear o modificar una cita en la agenda nos saldrá la siguiente ventana. En este formulario escribiremos los datos de
la cita y si queremos que la cita haga referencia a un inmueble, una reforma o una tarea simplemente pulsamos el botón
de la derecha y, sino tiene ninguna referencia previa, nos abrirá el formulario correspondiente donde podremos
seleccionar el registro que nos interese con el botón derecho y sin soltar lo arrastraremos hasta el campo en el que
queramos que haga referencia. En caso de que el campo cuente con una referencia valida, tenemos dos formas de
cambiarla. Una es, suprimiendo el contenido del campo y la otra es abrir manualmente el formulario que nos interese
y arrastrando el registro al campo que le corresponda, de esta manera el contenido será sustituido por el nuevo registro.
n caso de querer modificar el empleado al cual va dirigida la cita, tenemos dos formas de realizarlo, una es editando el
registro y cambiando en el combo el nombre del comercial al cual le será asignada la cita. Y la otra, sería seleccionar la
cita y arrastrarla sobre el nombre del empleado al cual se quiere asignar la cita.
LLAMADAS
Entendemos como llamadas toda aquella acción de primera atención al cliente, sea desde teléfono o en las mismas
dependencias de la empresa. La ventana llamadas está dividida en dos apartados o pestañas, en las cuales se nos
mostraran el listado de las llamadas de hoy o todas las llamadas.
También podemos crear filtrados o búsquedas al pulsar sobre el icono buscar y deshacerlas al pulsar el botón ‘Esc'.
Las búsquedas o filtrados se hacen de forma individual por cada pestaña, realizándose esta acción siempre sobre el
listado visible.
Al pulsar con el botón derecho del ratón accedemos al menú contextual, donde podremos crear una nueva tarea,
modificarla o eliminarla. Así mismo, podremos ver y filtrar su historial.
Si pulsamos en nueva o en modificar nos saldrá la siguiente ventana, donde seleccionaremos el cliente, rellenaremos
los datos de la llamada.
Mientras tenemos la ventana llamada visible, podemos acceder a cualquier parte del programa. Por lo tanto, no es
imprescindible abrir esta pantalla cada vez que creemos una nueva llamada, y para actualizar la hora, ya sea hora
inicio u hora final, seleccionamos una de las dos y pulsamos control. También, se puede introducir la hora de forma
manual; pulsando los dígitos correspondientes y desplazándonos para tal caso.
Para seleccionar el cliente tan sólo hay que pulsar el botón que contiene un icono de una lupa para que se nos muestre
un listado de clientes. En este listado de clientes podemos crear, modificar e incluso eliminar clientes de forma directa,
y para seleccionar un cliente hay que hacer doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el cliente que nos interese.
Una vez tengamos creada una llamada tenemos varias posibilidades para guardarla: la primera, es pulsando guardar con
o que únicamente hacemos es guardar el registro de llamada. Otra sería pulsar el botón crear tarea, al pulsar dicho botón
el registro de la llamada en guardado automáticamente. Pero además, creamos una tarea y se nos ofrece distribuir en
la agenda dicha tarea. Por último, si el motivo de la llamada es una reclamación, y si pulsamos el botón crear
reclamación se nos abrirá una ventana donde podremos dejar constancia de la reclamación.
REFORMAS
Este formulario no muestra un listado de todas las reformas, pudiéndose ordenar de forma ascendente o descendente
alternativamente, al pulsar sobre cualquier cabecera. También se pueden crear filtros o búsquedas sobre cada
ventana individualmente, pulsando sobre el icono buscar.
Al pulsar con el botón derecho del ratón accederemos al menú contextual, en el cual podremos crear, modificar o
eliminar reformas. Si hacemos sobre una reforma doble clic accederemos de forma rápida a modificar dicha reforma.
Además, desde el menú contextual podremos cambiar el estado de la reforma de forma rápida, y también ver el
historial de la reforma.
Al seleccionar nuevo o modificar se nos mostrará la siguiente ventana, en la cual debemos introducir los datos de la
reforma. Para cambiar el tipo de IVA aplicable, simplemente debe pulsar con el botón derecho del ratón sobre la base
y se nos mostrarán las distintas bases. Para introducir nuevos conceptos, o modifica o eliminarlos, debe pulsar con el
botón derecho del ratón sobre el área de desglose y se nos mostrará un menú contextual que nos dará estas funciones.
FACTURAS
Con FINCOMI usted podrá crear las facturas que requiera su inmobiliaria y si ya dispusiera de un programa para tal fin,
podrá ajustar el siguiente número de factura a crear en 'Archivo' 'Empresa'. FINCOMI dispone de varias series de
facturación, la serie A y la serie B. La serie A, será la facturación oficial y la serie B la extraoficial. Usted puede ocultar
o mostrar de forma alternativa la serie B al pulsar desde cualquier ventana del programa pulsando 'control + p' y
activará o desactivará el modo pánico.
Al pulsar sobre el listado de facturas con el botón derecho del ratón, accedemos al menú contextual y desde el podremos
crear, modificar, eliminar, clonar, cambiar el estado o asociar cualquier tipo de documento con la factura. En la parte
inferior izquierda se nos mostrará el IVA que hemos repercutido en el trimestre en el que nos encontramos actualmente
según la fecha del sistema.
Podemos ordenar de forma ascendente y de forma alternativa al pulsar cualquier cabecera del listado. También podremos
eliminar una factura al pulsar la tecla 'SUPR' y pulsando 'ESC' eliminaríamos cualquier filtro aplicado y volveremos al
estado inicial del listado. Además, haciendo dobleclick sobre cualquier factura editamos la factura seleccionada.
Al crear o modificar una factura se nos presentará una pantalla dividida en dos partes; la primera es donde seleccionaremos
al cliente e introduciremos los distintos conceptos.
En la segunda parte podremos configurar los datos de la factura de forma individual por cada factura e incluso podremos
poner una fecha en la cual queremos que la factura que nos avise. También podremos ver las últimas facturas, los últimos
presupuestos y los últimos conceptos del cliente seleccionado actualmente.
PRESUPUESTOS
Con FINCOMI usted podrá crear los presupuestos que requiera su inmobiliaria y si ya dispusiera de un programa para tal
fin, podrá ajustar el siguiente número de presupuesto a crear en 'Archivo' 'Empresa'.
Al pulsar sobre el listado de presupuestos con el botón derecho del ratón, accedemos al menú contextual y desde el
podremos crear, modificar, eliminar, clonar, facturar, cambiar el estado o asociar cualquier tipo de documento con el
presupuesto.
Podemos ordenar de forma ascendente y de forma alternativa al pulsar cualquier cabecera del listado. También
podremos eliminar un presupuesto al pulsar la tecla 'SUPR' y pulsando 'ESC' eliminaríamos cualquier filtro aplicado y
volveremos al estado inicial del listado. Además, haciendo dobleclick sobre cualquier presupuesto editamos el
presupuesto seleccionado.
Al crear o modificar un presupuesto se nos presentará una pantalla dividida en dos partes; la primera es donde
seleccionaremos al cliente e introduciremos los distintos conceptos.
En la segunda parte podremos configurar los datos del presupuesto de forma individual por cada presupuesto e incluso
podremos poner una fecha en la cual queremos que el presupuesto que nos avise. También podremos ver las últimas
facturas, los últimos presupuestos y los últimos conceptos del cliente seleccionado actualmente.
AVISOS
En este apartado podrá poner aviso sobre inmuebles; es posible que el cliente demande un inmueble con unas
características que en ese momento no se disponga o que lo solicite en una determinada fecha. Desde aquí podremos
poner los avisos que demandemos y si entrase un inmueble que satisfaga el aviso, este generará automáticamente Y
seriamos avisados de ello.
Si pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el listado de avisos, se nos mostrará un menú contextual mediante el
cual podremos crear, modificar o eliminar los avisos. Además, en caso de que el aviso se nos muestre y queramos
desactivarlo pulsaremos sobre el menú 'Avisado' y si quisiéramos volver a activar el aviso pulsaríamos sobre 'Activar'.
